Die Handelsrechnung, international als Commercial Invoice bezeichnet, ist eines der wichtigsten Dokumente im internationalen Warenverkehr. Sie dokumentiert das Handelsgeschäft zwischen Verkäufer und Käufer und enthält die wesentlichen Angaben zu den gelieferten Waren und deren Wert. Bei Importen dient sie insbesondere als wichtige Grundlage für die Zollanmeldung und die Ermittlung des Zollwerts sowie der gegebenenfalls anfallenden Einfuhrabgaben.

Eine Handelsrechnung wird grundsätzlich vom Verkäufer beziehungsweise Lieferanten für den Käufer ausgestellt. Bei einem Import aus China nach Deutschland ist beispielsweise der chinesische Lieferant der Verkäufer und das deutsche Unternehmen der Käufer beziehungsweise Importeur. Ein mit dem Transport beauftragter Spediteur oder Logistikdienstleister ist dadurch nicht automatisch Käufer oder Verkäufer der Ware.

Zu den typischen Angaben einer Commercial Invoice gehören insbesondere Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, eine genaue Warenbeschreibung, Mengen und Einzelpreise, Gesamtwert und Währung sowie die vereinbarte Lieferbedingung beziehungsweise der Incoterm. Für die Zollabwicklung sind außerdem Angaben wie das Ursprungsland der Waren relevant. Die Zolltarifnummer kann ebenfalls angegeben werden und die Abwicklung erleichtern; ihre zollrechtlich korrekte Einreihung sollte jedoch geprüft werden und nicht ungeprüft allein vom Lieferanten übernommen werden.

Eine möglichst präzise Warenbeschreibung ist besonders wichtig. Allgemeine Angaben wie „parts“, „samples“, „accessories“ oder „goods“ reichen für eine eindeutige zollrechtliche Einordnung häufig nicht aus. Aus der Beschreibung sollte möglichst klar hervorgehen, um welche Ware es sich handelt, woraus sie besteht beziehungsweise welchem Zweck sie dient, soweit diese Informationen für die Einreihung relevant sind.

Der auf der Handelsrechnung ausgewiesene Warenpreis ist außerdem nicht zwangsläufig mit dem endgültigen Zollwert identisch. Für die Ermittlung des Zollwerts können abhängig von der Lieferbedingung und der konkreten Einfuhr weitere Kosten oder Werte hinzugerechnet beziehungsweise bestimmte bereits enthaltene Kosten berücksichtigt werden. Dazu können beispielsweise Transport- und Versicherungskosten bis zum maßgeblichen Ort des Verbringens in das Zollgebiet der Europäischen Union gehören.

Die Commercial Invoice sollte mit den übrigen Transport- und Zolldokumenten, insbesondere der Packliste, übereinstimmen. Stückzahlen, Warenbezeichnungen, Gewichte und weitere Angaben sollten sich nicht widersprechen. Unstimmigkeiten zwischen Handelsrechnung, Packliste, Frachtdokumenten und der tatsächlich eingeführten Ware können zu Rückfragen, Verzögerungen oder einer genaueren Prüfung durch die Zollbehörden führen.

Von der Handelsrechnung zu unterscheiden ist eine Proforma Invoice. Eine Proformarechnung dokumentiert grundsätzlich keine gewöhnliche abzurechnende Warenlieferung wie eine Handelsrechnung, kann aber beispielsweise bei kostenlosen Mustern, Ersatzlieferungen oder anderen Sendungen ohne klassischen Verkaufsvorgang verwendet werden. Auch solche Waren benötigen für Zollzwecke grundsätzlich einen nachvollziehbaren Wert; die Bezeichnung als kostenlose Ware bedeutet daher nicht automatisch, dass für die Zollabwicklung ein Warenwert von null angesetzt werden kann.

Die Handelsrechnung ist unabhängig davon relevant, ob die Ware per See-, Luft-, Bahn- oder Straßentransport eingeführt wird. Welche zusätzlichen Dokumente erforderlich sind, hängt dagegen von Transportart, Ware, Ursprungsland und dem jeweiligen Zollverfahren ab.

Eine vollständige und inhaltlich korrekte Commercial Invoice gehört deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen für eine reibungslos vorbereitete Zollabfertigung. Idealerweise sollte sie bereits vor dem Versand geprüft werden, damit fehlende oder widersprüchliche Angaben korrigiert werden können, bevor die Ware das Ursprungsland verlässt.